قوانین طنز آمیز مدیریت پروزه

قوانین طنز آمیز مدیریت پروژه

یک پروژه موفق پروژه ای است که در زمان و بودجه پیش بینی شده و بر اساس مشخصات تعریف شده در برنامه به اتمام برسد. در این راستا برخی از قوانین طنز آمیز که توسط انجمن آمریکایی کنترل تولید و موجودیAPICS) ) نتیجه گیری شده عبارتند از:

1. پیشرفت پروژه ها به سرعت سپری می شود تا اینکه به مرز تکمیل 90درصد می رسد ، سپس برای همیشه در همین 90 درصد پیشرفت باقی می ماند.

2. تیمهای پروژه از گزارشگیری پیشرفت متنفراند زیرا به وضوح نماینگر عدم پیشرفتشان است.

3. موقعی که اوضاع ظاهراً رو به بهبود است ممکن است شما در مورد چیزی خوشبینانه قضاوت کرده و یا برآوردی را بد بینانه انجام داده باشید.

4. یکی از مزایای مبهم بودن اهداف پروژه یا تحویل شدنی ها این است که نگرانی شما را در مورد برآورد هزینه های مرتبط برطرف می سازد.

5. یک پروژه ای که برنامه ریزی نشده 3 برابر زمان پیش بینی شده به طول می انجامد اما پروژه ای که با دقت برنامه ریزی شده حداکثر 2 برابر زمان برآورد شده طول خواهد کشید

نکته یا قانون اول فوق در بسیاری از از پروژه ها مخصوصاً پروژه های ایرانی به کرات دیده می شود. یکی از دلایل بروز این مشکل این است که معمولاً مدیران به دلایل مختلف (نظیر فشار های روانی ، افتخار تکمیل پروژه به نام خود و...) در ارائه درصد های پیشرفت بزرگنمایی می کنند. ولی از آنجایی که درصد پیشرفت پروژه نمی تواند بیشتر از 100 درصد باشد ، وقتی به مرز ادعای 90 درصد می رسند تازه متوجه می شوند که دیگر پتانسیلی برای بزرگنمایی وجود ندارد. برای مثال چه بسا 90 درصد اولیه پروژه ای خاص که ادعا شده بود ظرف مدت 6 ماه انجام شده است ، هنوز 10 درصد باقیمانده آن با گذشت 3 سال تکمیل نشده باشد.این نکته باعث می شود قانون دوم نیز صحت پیدا کند زیرا تیم های کنترل پروژه وقتی درصد ها را به طور علمی حساب می کنند چون همواره عقب تر از درصد های اعلام شده بوده و هیچگاه به آن نمی رسد ، از تهیه این نوع گزارشات متنفر خواهند شد.

گاه پیش می آید که در مورد پروژه ای با افتخار در رسانه ها اعلام می شود که این پروژه 700 روز یا 30 درصد از برنامه جلوتر است. قانون 3 می گوید چه بسا این توهم ناشی از ضعف تیم برنامه ریزی ما و اشتباه در برآورد ها باشد. زیرا اگر می خواستید تا این حد از برنامه جلو باشید چرا این تمایل به جلو بودن را در برنامه نگنجاندید یا ممکن است هنگام برآورد مقادیر پارامتر ها را بدبینانه پیش بینی کرده باشیم تا جای مانور برای خود باقی گذاریم.

چهارمین نکته این که هر چه درجه ابهام در اهداف و تحویل شدنی ها بیشتر باشد قدرت مانور پیمانکاران در اجرای کار تعهد شده در کوتاه مدت بالا می رود، اما در مدیریت پروژه تمرکز ما روی روابط دراز مدت مابین ذینفعان است ، در نتیجه به دنبال نفع آنی نیستیم که این مورد با شفاف سازی بیشتر امکان پذیر است.

پنجمین نکته بیانگر ان است که وجود برنامه خود ایجاد تعهد می کند و این تعهد بطور خود کار مانع از تأخیر پروژه می گردد.