5S ( نظام ساماندهی محیط کار)

 آشنایی با 5S ( نظام ساماندهی محیط کار)

«پنج اس» نظامي است كه در ژاپن بصورت نهادينه مورد استفاده قرار گرفته و نتايج بسيار خوبي را براي واحدهاي صنعتي و خدماتي به ارمغان آورده است. نتايجي كه معمولاً با استفاده از اين روش حاصل مي گردد را مي توان به اختصار به پيشگيري از حوادث، كاهش وقفه كاري و افزايش بهره وري در محيط كار عنوان نمود. بطور كلي هدف نهايي «پنج اس» پيشگيري از اتلاف است. عليرغم اينكه سيستم «پنج اس» به ظاهر خيلي ساده و قابل فهم است و انجام آن اصول نيز خيلي ساده به نظر مي‌آيد ولي عموماً سازمانها و واحدها براي پياده كردن آن در عمل با مشكلات فراوان روبرو هستند. دليل اين امر را بايد در ظاهر ساده آن جستجو كرد. در واقع تحقق «پنج اس»از آن رو دشوار است كه مديران و پرسنل اجرايي از اهداف و مأموريتهاي آن بصورت صحيح اطلاع كاملي ندارند. بنابراين اجراي نظام «پنج اس» و تدارك بستر مناسب براي انجام آن تا زماني كه اصول آن به خوبي شناخته نشده كاري بسيار دشوار است. به همين خاطر به منظور آشنايي مختصر مديران با اين روش هر يك از اين اصول به اختصار معرفي مي‌گردند.

عبارت «پنج اس» براساس حروف ابتداي پنج واژه ژاپني انتخاب شده است. جدول زير معادل پنج واژه مذكور را به ترتيب از چپ به راست به سه زبان ژاپني، انگليسي و فارسي نمايش مي‌دهد:

در ادامه مباني و اصول هر يك از پنج واژه فوق شرح داده مي‌شود.

1) ساماندهي (سازماندهي ، تفكيك و تعمير) ( Seiri )

ساماندهي در عام ترين مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به كليه اجزاي يك سازمان جهت نيل به اهداف. از ديدگاه «پنج اس» ساماندهي به معناي تشخيص ضرور از غيرضرور، اتخاذ تصميمات قاطع و اعمال مديريت اولويتها براي رهايي از غيرضروريها است. در ديدگاه «پنج اس»، ساماندهي امري دشوارتر از قراردادن اشياء در گوشه‌اي مي‌باشد و هدف ايجاد نظمي مطلوب و مناسب است. به منظور موفقيت در ساماندهي مي‌بايستي به اولويت بندي پرداخت. به طور خلاصه اين S  به معني جدا كردن آنچه ضروري است از غير ضروري ها مي‌باشد. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

•         تفكيك اشياء ضروري از غير ضروي (مشخص كردن ملزومات اداري كه در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندي انها با توجه به اولويت استفاده از آن، تفكيك فرمهاي از رده خارج و فرمهاي در گردش).

•         اشيايي را كه استفاده نمي كنيم دور بريزيم ( دور ريختن برگهاي زائد). 

2) نظم و ترتيب (Seiton )

نظم و ترتيب به معني قرار دادن اشياء در مكانهاي مناسب و مرتب به نحوي كه بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد. نظم و ترتيب راهي است براي يافتن و بكار بردن اشياي مورد نياز، بدون انجام جستجوهاي بيهوده. هنگامي كه هر چيز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كيفيت و ايمني كار در جاي مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدين منظور بايد همه وسايل، اقلام و فرمهاي مورد نياز را كه قبلا در بند 1 شناسايي نموده و كاركرد هر يك از آنها را نيز مشخص نموده‌ايم را در جاي مناسب قرار دهيم به نحوي كه با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت ديگر قرار دادن اشيا در بهترين مكان به بهترين طريق ممكن و امكان دسترسي به آن با حداكثر سرعت (زير 30 ثانيه). نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

•         اشيايي را كه غالباً استفاده مي كنيم، در محل كار قراردهيم (تجهيز ميزهاي افراد به ملزومات اداري)

•         اشيايي را كه به ندرت استفاده مي كنيم در جايي دور از دسترس قرار دهيم (استفاده از سيستم بايگاني مناسب به طوري كه سوابق كاري سالهاي گذشته در جاهاي دورتري قرار گيرد، استفاده از كتابخانه يا قفسه هاي مخصوص جهت قرار گرفتن كتابها و جزوات و دستورالعملها)

•         برچسب گذاري و شناسايي كليه زونكنها، فايلها، قفسه ها (برچسب گذاري فايلها  به نحوي كه نشان دهنده محتويات آن باشد)

•         استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فايلها و قرار دادن ملزومات اداري در جاي خود، استقرار و طبقه بندي فرمها در قفسه هاي مخصوص، استفاده از كازيه جهت طبقه بندي نامه ها و يا كارهاي در دست اجرا).

•         آوردن و بازگرداندن هر چيز در حداقل زمان (بازگرداندن زونكن سوابق به محل بايگاني، مرتب كردن اقلام و وسائلي كه روزانه با آن سر و كار داريم، قرار دادن صندلي پشت ميز كار در هنگام ترك محل كار).
علامت گذاري محدوده ها و محل استقرار اشياء و شناسايي افراد (تابلو هاي مشخص كننده نام افراد و يا استفاده از تگهاي شناسايي، مشخص شدن محل استقرار خودروهاي شركت، طراحي جانمايي ميز كاري افراد).

•         نظم و ترتيب در تابلوي اعلانات ( نصب پلاكاردهاي تبليغاتي شركت در جاهاي مناسب).

•         طراحي اعلانات به نحوي كه خواندن آنها آسان باشد (استقرار مناسب مانند در معرض ديد بودن، طراحي زيبا و خوانا بودن).

3) پاكيزه سازي ( Seiso )

در ديدگاه «پنج اس» پاكيزه سازي عبارت است از دور ريختن زوائد و پاكيزه كردن اشياء از آلودگيها و مواد خارجي. به عبارت ديگر پاكيزه سازي نوعي بازرسي است. بازبيني و پاكيزگي محيط كار براي حذف آلودگي مورد تأكيد در اين بخش از نظام «پنج اس»قرار دارد. برخي از لوازم، تجهيزات و مكانها لزوماً بايد بسيار پاكيزه و عاري از هر نوع آلودگي نگهداري شوند. بنابراين لازم است كه آنها را دقيقاً شناسايي نموده و بر اين باور بود كه پاكيزه سازي تنها تميز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نيست بلكه پاكيزه سازي امكان انجام بازرسي و بازبيني را نيز بايستي فراهم آورد. به عبارت ديگر پيشگيري از كثيفي و پاكيزه نگه داشتن مداوم محيط، اموال و افراد  و حذف و يا كنترل آلودگي و يادآوري اين نكته كه محل كار خود را همانند خانه خود بدانيم. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

•         تعريف مسئوليتهاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار (حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از پرسنل، پاكيزگي و نظافت البسه پرسنل).

•         انجام بازبيني و پاكيزه سازي مستمر توسط مجري ارائه خدمات

•         شناسايي  و رفع خرابيهايي كه در اثر نشتي ها  فرسايش ها، ترك ها و  غيره بوجود آمده است

•         شناسايي منابع آلودگي و سعي در حذف و يا كنترل آن

•         تميز كردن محل كار (شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده، نظافت در انبار، جمع آوري لوازم مستعمل، تميز كردن هر چيز بلافاصله بعداز كثيف شدن).

•         حذف آلودگيهاي گرد و غبار (استفاده از تهويه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فيلترهاي صافي هوا، استفاده از كاورها، قرار دادن اقلام و اشيا در محفظه هاي دربسته).

•         پاكيزه كردن محلهايي كه از چشم افراد به دور است (زير ميزها، گوشه هاي اتاق، زير ملزومات اداري و تجهيزات فني، پشت پرده پنجره ها، فايلها، كشوها و...).

4) استانداردسازي ( Sekitsu )

استانداردسازي عبارت است از كنترل و اصلاح دائمي سازماندهي ، نظم ، ترتيب و پاكيزگي. تاكيد اصلي در استانداردسازي متوجه مديريت است كه با استفاده از چك ليستهاي مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوري و خلاقيت، محيط كار را به نحوي استاندارد و كنترل نمايد كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گيرند. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

•         بازبيني دوره اي (تشكيل كميته بازرسي، بازرسي و بازديد از مجموعه تحت پوشش، برگزاري مميزي داخلي).

•         استفاده از علائم و نشانه ها (علائم نشاندهنده جهت و راهنما).

•         علامتگذاري محدوده هاي خطر و يا مراقبت خاص (در انبار مواد شيميايي، تجهيزات با فشار كاركرد بالا).

•         علايم مربوط به تجهيزات خاموش كننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسايل ايمني و راهنماي سيستم اطفاي حريق، تابلوهاي سيگار كشيدن ممنوع).

•         تمهيدات پيشگيري از خطا و اشتباه (آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوين دستورالعملهاي كاري براي استفاده از  تجهيزات ويژه).

•         برچسبهاي نشاندهنده ميزان دقت ابزار (نصب ميزان دقت تجهيزات و تاريخ اعتبار و كنترل براي آنها). 
تدوين دستورالعمل اجراي سيستم

•         تشكيل جلسات كميته راهبري، بررسي نتايج بازرسي هاي دوره‌اي و اخذ  تصميمات لازم براي  پيشبرد اهداف «پنج اس»

•         فعاليتهاي لازم توام با مسابقاتي براي ساماندهي، مرتب كردن و تميز كردن هر چه بهتر (در نظر گرفتن يك معيار در ارزيابي نمايندگيها و تعيين واحد نمونه در شركت و اختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي ماهيانه پرسنل به امر پاكيزگي محل كار).

5) انضباط ( Shitsuke )

انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانايي هايي جهت انجام يك وظيفه خاص. نكته اصلي در اينجا ايجاد عادات درست به جاي عادات نادرست است. اين كار را بايد از طريق آموزش شيوه هاي درست انجام كار به افراد و تمرين دادن آنان در اين زمينه آغاز نمود. همچنين اين تمرينها از طريق وضع مقررات و پيروي جدي از آنها تحقق مي پذيرد. به عبارت ديگر انضباط فرآيند تكرار و تمرين انجام يك كار است. مثلاً كاملاً ضروري است كه رعايت مقررات ايمني براي افراد به صورت يك عادت درست درآيد. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

•         تمرين نظم و ترتيب (آموزش، نظارت مستمر، ارزيابي و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط).

•         تمرين وقت شناسي (آموزش استفاده بهينه از زمان، بخصوص در بخش تعميرات در سالنها و برقراري جلسات).

•         توجه به زيباييها و رعايت ظواهر (استفاده از لباسهاي كار مناسب در اداره و يا سازمان).

•         نگرش مديريت به فضاهاي عمومي (ايجاد فضاهاي سبز و يا امكانات رفاهي در محل كار)

•         استفاده از تابلوهاي اعلانات و يا تابلو هاي عمومي براي درج پيامهاي آموزشي «پنج اس»

مراحل اجرای 5s
 سازمان ملی بهره وری ژاپن برای اجرای 5sمراحل زیر راپیشنهادکرده است.
 1-آمادگی
 2-اعلام رسمی مدیرعامل
 3-تمیزکاری گسترده توسط همه کارکنان
 4-اجرایs1(سواکردن )
 5-اجرای روزانه s3,s2,s1(ابوطالبی،1383 )
 موضوع مهمی که توجه به آن ضروری است نگهداری سیستم 5s پس از استقرار آن است . اگر مراقبت های لازم صورت نگیرد ممکن است سازمان به سرعت به عادات کهنه خود برگردد.
 یکی ازمراحل و فعالیت های اصلی برای برپانگه داشتن و بهبود نظام آراستگی ،ممیزی است.لازم است طبق برنامه ای مشخص ازمحیط هایی که درآنها5sاجراشده است ممیزی صورت گیرد . منظورازممیزی«فرایندی سیستماتیک،مستقل ومدون برای کسب شواهد ممیزی و ارزیابی مبتنی بر واقعیت آن به منظورتعیین میزان برآورده شدن معیارهای ممیزی است.»( 9000:2005ISO)
 برخی از هدف های ممیزی عبارتنداز ،تعیین تطابق یانامنطبق بودن اجزای سیستم باویژگی های مشخص شده،تعیین میزان اثربخشی اجزای اجراشده یک سیستم دربرآوردن هدف ها،فراهم آوردن فرصت های بهبود،برآورده ساختن خواسته های قانونی،دریافت گواهینامه.(ابوطالبی ،1383)
 اجرای ممیزی باعث حفظ سیستم می شود و قوت ها و ضعف ها را آشکارمی سازدو زمینه را برای بهبود آن فراهم می آورد. 
عوامل موثر در اجرای5s

1-عوامل برون سازمانی
2-عوامل درون سازمانی
3-عوامل فردی
4-عوامل کاری
5-عوامل سیستمی 

عوامل برون سازمانی

عوامل دور:

· فرهنگ ملی
·فرهنگ مذهبی
·نظام اقتصادی
·نظام سیاسی و حقوقی

عوامل نزدیک:

· خواست و حمایت مشتریان
·خواست و حمایت تامین کنندگان
·خواست و حمایت شرکاء و سهامداران
·رقبا و رقابت

عوامل درون سازمانی

·باور ، تعهد و حمایت مدیریت ارشد و هیئت مدیره
·باور ، تعهد و حمایت مدیران میانی و سرپرستان
·فرهنگ سازمانی
·توان مالی
·سابقه و نتیجه پیاده سازی سیستمهای نسبتاً مشابه
·ترکیب نیروی انسانی
·رضایت شغلی
·امنیت شغلی
·تناسب شغلی
·مشارکت واقعی کارکنان
·به کارگیری درست روشهای جبران، تشویق و تنبیه

عوامل فردی

·شلختگی یا نظم شخصی
·تنبلی یا فعال بودن
·مسئولیت پذیری یا مسئولیت گریزی
·روحیه عدم مشارکت یا روحیه کار گروهی
·کارگریزی یا تعهد و وجدان کار
·آرامش یا مشکل خانوادگی
·سلامت یا بیماری جسمی و روانی
·توان علمی
·توان تجربی
·توان خلاقیت و نوآوری
·انعطاف پذیری فردی
·نوجویی یا کهنه پرستی

عوامل کاری

·تولیدی یا خدماتی بودن کار
·تکنولوژیک یا غیر تکنولوژیک بودن کار
·ماهیت تمیز یا آلوده کار
·ماهیت مشارکتی یا واحدی بودن کار
·پویا یا ثابت بودن کار
·سطح تخصص و تحصیلات مورد نیاز برای انجام کار
·نظم یا بی نظمی ذاتی
·میزان انعطاف پذیری
·خطرناک یا ایمن بودن کار
·ورودی های کار
·خروجی های کار


عوامل سیستمی

·ماهیت سیستم (مدیریتی یا فنی)
·انگیزش دهی
·نیازمندیهای اجرا و نگهداری
·طول مدت پیاده سازی و اجرا
·فراگیری یا محدودیت سیستم
·نتایج مرتبط با کارکنان
·نتایج مرتبط با مدیران
·نتایج مرتبط با سازمان
·سرعت دستیابی به نتایج
·هزینه پیاده سازی
·هزینه نگهداری
·همخوانی با فرهنگ سازمانی
·هزینه پیاده سازی
·هزینه نگهداری
·همخوانی با فرهنگ سازمانی
·نیازهای آموزشی
·جایگاه این سیستم نزد مدیریت ارشد
·جایگاه این سیستم در استراتژیها و برنامه های سازمان

دلائل تقدم اجرای 5s

1-نسبت به اجرای سایر سیستمها ، تا حدودی آسانتر است .
2- همه یک محیط کار تمیز و منظم را دوست دارند .
3- نتایج حاصل از آن برای همه قابل مشاهده است .
4-در همه جا قابل پیاده سازی است .
5- زمان جستجو (به دنبال اشیاء و اسناد) کاهش می یابد .
6-سرعت دستیابی، افزایش می یابد .
7- عمر ماشین آلات و تجهیزات، افزایش می یابد .
8- سلامتی و ایمنی برای کارکنان در محیط کار ایجاد میشود .
9- تعداد خطاها کاهش می یابد .
10- همه بطور اتوماتیک ، منضبط می شوند .
11- هزینه پیاده سازی خیلی کم است .
12- موجب قدردانی و لذت مشتریان میشود .
13- موجب رشد خلاقیت کارکنان برای انجام بهتر کارها میشود .
14- موجب بهبود دیدگاه دیگران نسبت به سازمان میشود .
15- هر کس میتواند به محل کارش افتخار کند .
16- عملکرد عمومی سازمان ، افزایش می یابد .
17- جو مساعد برای بکارگیری 5S ایجاد میشود .
18- موجب بهبود در روحیه کارکنان می شود.

مزایای پیاده سازی 5S

1- ایجاد یک نظم فراگیر
2- زمینه سازی برای برقراری انضباط سازمانی
3- کاهش ابهام در کار
4- زیبا سازی محیط کار
5- بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگی های آن
6- ایمن شدن محیط کار و کاهش حوادث و بیماریهای کاری
7- آسان شدن و کم زحمت شدن انجام کار
8- دسترسی آسان تر به اسناد، قطعات، ابزار و سایر لوازم
9-  افزایش روحیه کارکنان
10- کاهش اشتباهات و دوباره کاریها 
11- بهبود روابط کارکنان
12-کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار
13-فراهم شدن شرایط لذت بردن از کار
14- کاهش خرابی ماشین آلات
15- تثبیت و بهبود کیفیت
16- افزایش راندمان و کارایی
17- کاهش هزینه
18- کاهش زمان انجام کارها
19- افزایش طول عمر ابزار و ماشین آلات
20- جلب نظر مشتریان
21-  افزایش تعلق سازمانی
22- زمینه سازی فرهنگ خود انضباطی
23- نهادینه شدن فرهنگ بهره وری
24- کاهش استعفا و ترک سازمان
25- افزایش جذابیت محیط کار

•         نکات مدیریتی

· مدیران و سرپرستان ، قبل از تشویق دیگران به رعایت 5S ، بایستی خودشان ، اصول 5S و لزوم اجرای آن را واقعاً درک کنند 
· مدیریت پیشرو ، ایجاد کننده بهترین فضای کاری است .
· اصول 5S اولین گام در راه اجرای برنامه ای بلند مدت برای حفظ سلامتی شرکتها محسوب میشود .
·5S نشانگر میزان کارایی مدیریت است .
·در ژاپن مدیران اجرایی سطح بالا، 5S را در الویت اساسی و اولیه مدیریت خود قرار داده اند .


نکات کلـی

·هدف نهایی 5S ، پیشگیری از اتلاف است.
·هر کسی میتواند ناهمگونی را تشخیص دهد.
·هر طرح باید شامل برنامه ای برای شناسایی ، سنجش و ارزیابی هر یک از اهداف مرحله ای باشد.
·بهتر آن است که تصمیمات اتخاذ شده ، مشکلات پیش آمده ، اقدامات انجام شده و نتایج حاصل از آنها ثبت و نگهداری شود .


نکات مفهـومی

·5S مجموعه تمهیداتی است برای نگهداری اشیاء در وضعیتی مطلوب .
·اگر قادر به انجام 5S نمیباشید در انجام کارهایتان موفق نحواهید بود .
·پیچیده ترین و دشوارترین برنامه ها نیز با بهره گیری از 5S آغاز میشود .
·برای اصلاح عادات نادرست در کار ، به خوبی میتوان از 5S استفاده کرد .
·5S با اعتقاد بر این واقعیت عمل می کند که تاثیر اعمال بیشتر از گفتار است .

منابع:مقاله نسرین بخشی نیک،مقاله محمد بیضایی، كتاب مديريت دكتر مهدي الواني